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档案法规

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《国有林场档案管理办法》解读

发布时间:2022-03-09 15:57:26  作者:何鸿达  来源:中国档案报  浏览次数:

《国有林场档案管理办法》(以下简称《办法》)主要规定了国有林场档案工作原则、职责和体制机制等,明确了国有林场档案收集、整理、保管、鉴定、编研、利用、移交等具体工作要求和方法,并根据基层国有林场档案工作实际情况制定了《国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表》。《办法》由国家林业和草原局、国家档案局于2021年1月11日联合印发,自2021年2月1日起正式施行。

制定背景

国有林场是我国生态修复和建设的重要力量,是维护国家生态安全最重要的基础设施。国有林场档案作为国有林场历史沿革、改革发展、资源保护培育等管理工作的原始记录,是制定国有林场规划、编制森林经营方案等发展工作的重要依据,对维护国家生态安全、提升人民福祉、促进绿色发展、发挥国有林场森林多种功能等具有重要作用。按照中共中央、国务院关于国有林场改革的决策部署,目前,全国已基本完成国有林场改革任务。截至2019年年底,国有林场全国共有4297个,分布在31个省(自治区、直辖市)1600多个县(市、旗、区),经营总面积12.2亿亩,林地面积9.7亿亩(其中国有林地面积8.9亿亩),森林蓄积量约45亿立方米,在岗职工人数30.4万人(其中事业编制人数18.9万人)。

制定《办法》是中共中央、国务院印发的《国有林场改革方案》中的一项重要任务,已列入国家发展改革委、国家林业和草原局年度工作要点。2020年是国有林场改革的收官之年,在2021年年初制定出台《办法》,是建立健全国有林场制度的直接行动,有利于进一步提升国有林场档案管理的规范化水平,更好地保存记录国有林场在林权登记、森林质量数据、林场职工安置等方面的改革成果,充分发挥国有林场档案资源在其各项工作中的基础性、支撑性作用,不断提升国有林场治理体系和治理能力现代化水平。

编制过程

为贯彻落实党中央、国务院关于国有林场改革的决策部署,规范国有林场档案工作,经国家档案局与国家林业和草原局多次沟通协商,2020年5月,双方决定联合印发《办法》,并研究起草了《办法》初稿。《办法》初稿形成后,先后征求了各省、自治区、直辖市林业和草原主管部门、档案主管部门及部分省级世界杯意见。2020年9月下旬和10月中旬,国家档案局经科司会同国家林业和草原局林场种苗司组成调研组先后前往重庆、河北实地调研基层国有林场的档案工作情况。结合征集到的意见建议及实地调研情况,经多次研讨修改后形成《办法(送审稿)》。2021年1月11日,经国家林业和草原局、国家档案局领导审核同意,双方联合印发《办法》。《办法》将作为各级国有林场开展档案工作的依据,为推进国有林场档案工作高质量发展提供有力的制度保障。

主要内容解读

为规范和加强国有林场档案管理,有效保护和利用国有林场档案,发挥其在保护培育森林资源、生态修复建设和提供生态服务中的重要作用,根据《中华人民共和国森林法》和新修订的《中华人民共和国档案法》等有关法律法规制定了《办法》。办法全文共21条,另附《国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表》,主要就以下内容作出了规范:

1. 定义和适用范围

《办法》明确国有林场档案是指在国有林场设立、变更,营造林、森林资源保护和监测,基础设施建设等各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录;规定国有林场档案工作包括国有林场档案的收集、整理、保管、鉴定、编研、利用等各项业务工作,适用于各级国有林场。

2. 管理职责

《办法》按照档案工作统一领导、分级管理、集中保管的原则明确规定了国有林场档案工作责任,以及各级林业和草原主管部门、档案主管部门、国有林场、国有林场档案机构和档案工作人员的档案管理职责。《办法》规定国有林场档案工作接受所隶属的林业和草原主管部门以及同级档案主管部门的监督和指导;各级林业和草原主管部门同档案主管部门负责对国有林场档案工作的监督、指导和检查,定期开展档案业务培训;国有林场应当加强对档案工作的组织领导,建立健全档案工作体制机制和制度体系,保障档案工作所需场所、设施设备和工作经费;国有林场应当设立专门档案机构或明确档案工作负责部门,配备相应的工作人员负责各项具体工作,档案工作人员应当具备良好的政治素质,熟练掌握档案工作技能和业务知识,并保持人员相对稳定,定期接受档案业务培训。

3. 归档要求、整理标准

《办法》明确规定了国有林场文件材料的归档要求和整理标准,规定所有归档文件材料均应是原件,保证组件齐全、图文清晰、签章完备、标识完整;对于无法获取原件而只能用复印件或复制件归档的,规定要标明原件所在位置,并加盖档案证明章。对于归档文件材料的制成和装订材料、电子文件产生的软硬件环境及参数也作了要求。

《办法》按照国有林场的工作内容将文件材料主要分为林场综合管理类、林场森林资源类、林场森林经营类三大类,并规定:综合管理类按照《文书档案案卷格式》(GB/T 9705)和《归档文件整理规则》(DA/T 22)要求,以件为单位,在次年上半年完成上一年度文件材料的归档工作,一般按照“年度—机构(问题)—保管期限”进行整理。森林资源类和森林经营类均应按照科技档案管理要求,以卷为单位进行管理,在整理过程中要注意保持归档文件材料的成套性、完整性。其中,建设项目、林业科研档案一般按照“建设项目(科研项目)—年度或实施阶段(研究阶段)”进行分类整理。国有林场档案中的会计、照片、录音录像、实物等要符合《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》(GB/T 11821)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T 50)、《录音录像档案管理规范》(DA/T 78)等对应门类的档案管理规定。电子文件按照《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T 18894)进行整理归档。

各类档案具体保管期限可参照《国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表》确定。

4. 保管条件

《办法》结合基层国有林场实际条件,规定国有林场应当设置专用档案库房集中保管档案,并配备相应设施设备确保档案安全。同时要求有条件的国有林场要实行档案库房、阅览室和档案工作人员办公用房三分开。档案管理人员也要定期对纸质档案、电子档案进行保管状况检查,并形成安全检查记录。

5. 档案信息化

《办法》专门增加了关于国有林场档案信息化建设内容,规定国有林场应当积极支持和加强档案信息化建设,配备能够满足电子档案管理需求的设施设备和技术力量,确保电子档案管理安全。有条件的国有林场应及时开展档案数字化、电子档案管理系统开发应用等信息化工作。

6. 档案利用、统计、鉴定和移交

《办法》完善了国有林场档案利用、统计、鉴定和移交工作的相关规定。关于档案利用、统计工作,《办法》规定国有林场要建立档案查阅利用制度,明确档案利用权限、利用范围和利用程序,并对档案收进和移出、档案保管数量、借阅和利用等情况进行及时、准确的登记和统计。关于档案鉴定工作,《办法》规定国有林场负责对已达到保管期限的档案进行鉴定,由国有林场档案工作负责人、档案管理人员、档案形成部门工作人员组成鉴定小组,对经鉴定已无保存价值的档案应当按照规定对其进行销毁,并永久保存档案销毁清册,严禁擅自销毁档案。关于移交工作,《办法》规定国有林场工作人员离岗前,必须按照相关要求将个人掌握的文件材料整理后移交给接任人员或本单位档案机构;档案工作人员离任前要做好档案交接;国有林场要按照国家有关规定向所隶属的林业和草原主管部门或同级国家综合世界杯移交档案,国有林场撤销或合并的,也要按照有关规定及时做好档案移交工作。

7. 国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表

《办法》最主要的特色是制定了《国有林场文件材料归档范围和档案保管期限表》,并根据基层国有林场主要工作内容和档案工作实际情况,依然按照林场综合管理、林场森林资源和林场森林经营这三大类进行划分。其中综合管理类是指国有林场在进行机构内部管理和对外履职交流活动中形成的文件材料,涉及机构设置与变更、行政业务管理、机关事务管理、干部职工管理等方面;森林资源类是指国有林场在开展各类森林资源调查、森林资源动态监测等活动中形成的森林资源基础数据、调查成果、统计图表、分析报告、监测记录等文件材料;森林经营类是指国有林场依据林业长远发展规划和森林经营方案,依法开展森林资源经营、生产和保护等活动形成的文件材料,涉及营林生产、造林育林、森林管护、林场基础设施建设、林业科研等重要活动和林业生态重大工程。同时考虑到国有林场实际工作情况,将会计类作为大类单独列出,将电子文件材料、照片和录音录像文件材料、实物作为特殊载体类单独列出,并按照相关规定细化了各类文件材料的具体归档范围和档案保管期限,以便于基层档案工作人员据此做好国有林场档案收集整理保管等具体工作。

此外,《办法》还对国有林场档案部门、档案工作人员奖惩作出了规定,特别规定造成国有林场档案损毁、丢失、泄密,或伪造、篡改、买卖档案的,要依法追究相关人员责任。

作者单位:国家档案局

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