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国内视点

以公文管理为抓手提升服务效能

发布时间:2022-09-21 10:44:09  作者:李红梅 陈水湖 陈朝敏  来源:中国档案报  浏览次数:

2021年12月,中国船舶集团有限公司(以下简称“中国船舶集团”)总部迁驻上海大会在沪举行,全面开启中国船舶集团扎根上海、更好服从服务国家重大战略、加快建设世界一流船舶集团的新征程。在中国船舶集团总部迁驻上海过程中,公文管理面临诸多挑战,中国船舶集团综合管理部积极探索、多措并举,不断创新公文管理体制机制,建立京沪两地公文“生命线”,有力支撑中国船舶集团总部业务高效运转。

新机制:建立京沪公文收发“总枢纽”“中转站”

为最大限度减少因搬迁带来的公文收发延时,中国船舶集团综合管理部全面梳理总部公文收发渠道,经反复研究论证并报集团主要领导同意后,制定了中国船舶集团总部迁驻上海公文档案运行模式调整方案,决定在上海建立完整的公文收发体系,同时保留北京部分公文收发功能。其间,中国船舶集团向中央办公厅、国务院办公厅、外交部、国资委、上海市委机关等进行多轮请示汇报,顺利在上海新建了重要文件接收渠道,同时在北京保留了中央国家机关机要文件交换渠道。当前,综合管理部公文档案处承担集团总部公文管理“总枢纽”职责,全面负责总部发文办理、收文办理的完整流程;上海收发文室对接上海市委机关等收发文渠道;北京收发文室承担公文收发“中转站”职责,继续代表中国船舶集团参与在京机要文件交换工作。

新方法:应用信息技术助力公文管理转型升级

中国船舶集团大力推进总部无纸化办公,建立便捷高效、安全保密的总部OA系统,推动公司公文管理不断转型升级。一是公文收发全生命周期在线办理。发文的拟制、核稿、签批、排版、校对、用印、分发,以及收文(可扫描件)的签收、登记、呈报、拟办、批办、承办、传阅等全流程均通过内网办公自动化系统办理。二是京沪两地联动快速收发办文。北京收发文室从中央国家机关交换站收取文件后,扫描上传OA系统发往上海总部履行收文办理流程。上海总部发往中央国家机关的公文,在上海履行完整的发文流程后,由北京收发文室负责制作并交换至上级机关。京沪两地互联互通、收发联动,中国船舶集团总部迁驻上海后与在京时公文流转效率持平。三是持续优化电子公文管理功能。OA系统软件工程师入驻上海总部并实时解决公文管理问题,对于新建业务发文流程、收文呈报在线查重、附件在线盖章等个性化需求,均能第一时间解决完善。四是在上海总部建立机要文件交换箱系统,覆盖总部各部门及在沪成员单位,实现纸质文件的一次登记、自动签收及全程跟踪管理,确保纸质公文快速交换、安全流转。

新举措:启动搬迁期间公文管理应急方案确保无缝衔接

中国船舶集团总部在上海新建国产化OA系统,与北京原OA系统存在系统切换时差,为确保公文管理无缝衔接,综合管理部根据搬迁期间系统切换及数据迁移过渡期安排,专门制定印发公文管理应急方案,精细化指导总部各部门做好公文管理。制定电子公文数据迁移方案,将北京原OA系统中的电子公文全部迁移到上海总部国产化OA系统中,确保公文管理延续性。提前谋划,多次前往处于装修改造施工期间的上海总部办公大楼,协调公文办公用房、系统迁移、功能测试、流程优化等多项工作,在中国船舶集团总部“大部队”迁驻至上海办公时,上海总部已具备完整的办文环境和办文条件。

新任务:实施文档搬迁武装押运做到万无一失

根据中国船舶集团迁驻上海总体部署,综合管理部统筹组织总部部门文档资料搬迁工作。一是成立文档资料搬迁工作组,建立各部门联络员名单,根据统一安排组织实施文档资料搬迁工作。二是制定严谨细致的搬迁方案,采购装箱工具、编制装箱指导清单、制作装箱指导视频,组织各部门进行统一整理、统一装箱,做到“件件有台账、箱箱有编号”。三是明确文档资料交接责任,做好全流程的载体交接管理。文档持有者、部门联络员、文档部门负责人、保卫部门负责人、押运公司负责人、上海接收负责人等在搬迁过程中密切配合、有序衔接,实现了精细管理、精准交接。四是委托专业公司进行全程武装押运,克服了雨雪天气、路途遥远等影响,先后完成2批次2000余箱75吨文档资料的武装押运任务。

新成效:以务实作风做好公文管理服务保障

在总部迁驻上海过程中,中国船舶集团综合管理部主动作为、精业笃行,以务实作风做好公文管理服务保障。一是实现了总部迁驻上海后公文管理的平稳过渡。“总枢纽”“中转站”公文管理模式、利用信息化手段实现电子公文全流程管理等,有力保障了中国船舶集团总部迁驻上海后公文高效运转。二是做到了总部文档资料安全保密。集团党组领导多次对总部文档资料搬迁作出指示,要求万无一失。综合管理部坚持系统谋划、统筹推进,圆满完成文档资料搬迁工作,得到了总部员工高度认可。三是公文管理新模式经受住了上海疫情的严峻考验。上海疫情发生后,中国船舶集团党组以上率下、24小时坚守总部大楼,有力领导全集团疫情防控和复工复产等工作。综合管理部积极发挥公文作为政令上传下达的重要工具,在上海疫情期间为总部业务顺利开展提供有力支撑。

原载于《中国档案报》2022年9月19日 总第3885期 第三版

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