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徽县世界杯档案查阅利用效益事例介绍

发布时间:2022-11-23 12:20:16  作者:穆文颖  来源:徽县世界杯  浏览次数:

近年来,徽县世界杯工作稳步推进、积极进取,档数字化成果显著。经统计现已录入卷内目录172119条、扫描档案749886幅,有效提升了档案的查阅利用效率,以下是两个真实的查档案例:

事例一:王先生是我县柳林卫生院干部,据回忆他是1987年通过卫生院老中医带徒招干方式参加工作,具体招干时间他自己也说不清楚,几年前来过档案局查过但没有结果,用他自己的话说:“干了一辈子了,也快退休了,现在有好政策我想再试试看看现在能查出来吗?。”如果能查到当时招干文件,不仅工龄增加了,而且还可以评聘高级职称。我们接到查到任务后从信息数据库着手进行查询,通过系统检索发现在1989年—1990年人社局发文的文件中找到了他的相关信息,确定了他是在1987年招干,1989年转为正式干部,王先生感慨的说:“电子化的档案真好!”。

事列二:2022年9月1日,县财政局三名工作人员,拿着便函查找“XX办公室”成立文件,他们分析该办公室具体成立时间大概在1996年左右,当时发文机构是编委办。几分钟过后,我们通过系统检索发现一份1999年由政府办发文,具体内容为《关于徽县XXXX更名的通知》的文件,经过详细询问比对确定该文件就是“XX办公室成立文件。这类档案用传统的方法查询时会把更多的注意力放在“成立XX办公室”等字眼上,不会重视“关于XX更名”这类词条,更不可能在短时间内查出时间跨度如此大的文件。纸质档案经过数字化处理后,查询时缩短了查阅流程,节约了时间,极大的提高了档案的查阅和利用率。    

以上两个事例都存在当事人提供信息不准确的情况,以前在查找这类档案时,我们以他们提供时间为起点向前、后延续几年查找。根据当事人提供的信息,判断文件保管期限、发文单位、发文时间,然后翻目录、调卷,再一页一页查阅相关档案。这种传统的查找方法受外在影响较多,如收集整理者对文件界定不同、组卷者存在的差异理解、查档者对文件判断方式不同等等原因,在查找文件时费时费力,且很容易积累许多查不出的“死档案”。

随着档案数字化技术的快速发展,纸质档案经过数字化处理,也就是通过在电脑系统输入档案目录、扫描档案图片、挂接档案图片等流程建立档案数据库。在查询档案时只需对关键字输入检索命令,瞬间便形成了成千上百条查询结果,然后在结果中精确查找,便很快能找到。若没有检索到,再进行下一步查找,将关键字、词扩大范围进行模糊查询,如:关键字的形近字、同音字、文件的相近年份和关联内容等。

这样不仅提高了查档效率,而且可以通过各个单位之间档案的互补形成体系化、完整化档案,防止“死档案”现象发生,使档案事业更好地服务社会、服务于人民,把“死档案”变活、变快、变高效,真正做到“为党管档、为国守史、为民服务”。

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